Moderation ist mehr, als die Agenda durchzumachen: Inspirierende und lebhafte Diskussionen brauchen eine pro-aktive Steuerung. Oft passiert das, automatisch, unbewusst und alle Beteiligten freuen sich über die tollen Ergebnisse.
Autonom passiert das allerdings nur, wenn der Kontext des Meetings räumlich, inhaltlich und persönlich zusammenpasst. Oder anders formuliert: alle die da sind wollen auch da sein, zeitlich steht niemand unter Druck, alle interessieren sich für das Thema und untereinander versteht man sich.
Diese Voraussetzungen gibt es vielleicht, wenn man sich abends auf ein Bierchen mit Freunden trifft, aber leider nicht zwangsläufig montagmorgens zum Jour fix.
Genau hier sind die professionellen Moderator*innen in uns gefragt.
Auch wenn es mit der Agenda eigentlich nichts zu tun hat, ist der erste Schritt, die Leute da „abzuholen“ wo diese im Augenblick emotional stehen.
Wirkt jemand verschlafen, unter Druck, oder völlig neben der Spur? Das sind Störungen – diese gilt es anzusprechen, damit sie aus dem Unterbewussten raus ins Bewusstsein kommen. Sind sie den Beteiligten erst einmal bewusst, verpuffen sie auch schon meistens von allein.
Zum „Abholen“ gehört auch, eine verbindende, gemeinsame Ausrichtung gleich zu Beginn und die Klärung von Rahmenbedingungen.
„Wir sind heute hier um … zu klären/ entwickeln/ entscheiden etc. Dafür haben wir eine Stunde, wenn wir uns ranhalten, schaffen wir das bestimmt auch sehr gut. Unsere Themen sind …. Hat jemand schon Fragen oder möchte etwas ergänzen?“
Im Meeting geht es jetzt darum, dass alle zu Wort kommen. Was immer hilft, ist die Grundregel, eine Person fängt an, links davon geht es weiter, bis die Runde durch ist. Verschiedene Meinungen sind dabei der Normalfall – die gilt es als Moderator*in auch zu würdigen – als wichtige Unterschiede, die zum Gesamtbild dazugehören.
Ist der*die Moderator*in selbst Teil der Runde, kann es helfen, während der Moderation zu stehen und wenn man selbst an der Reihe ist, sich hinzusetzen. So gelingt ein spielerischer Wechsel zwischen Beteiligung und Moderation bzw. eigener Positionierung und Aufnehmen.
Die Moderation ist nicht nur für den Einstieg des Meetings verantwortlich, sondern auch für den Abschluss. Vor dem Ende werden Ergebnisse noch im Team zusammenfasst und Vereinbarungen getroffen, bzw. Aufgaben verteilt und terminiert. Jedes Meeting endet mit mindestens einem Ergebnis und einer Vereinbarung (oder Aufgabe).
Die Meeting-Phasen:
Klingt eigentlich ganz einfach. Die Herausforderung ist meistens der Umgang mit den großen und kleinen Störungen im Meeting. Zu spät kommen, Augen rollen, unterbrechen, abschweifen, totreden, GAR NICHTS SAGEN ….
Die Liste ist unendlich lang – für jede Störung gilt aber das Gleiche: Störungen haben Vorrang!
Kann man das nicht auch im Zweifelsfall mal laufen lassen? Merkt ja eh niemand? – Jede*r merkt das! Darum, immer ansprechen.
Erst durch das aktive Ansprechen – auf eine würdigende Art und Weise – bildet sich eine konstruktive Meetingkultur im Team. Gleichzeitig machen die Beteiligten dadurch die Erfahrung, dass alle Meinungen willkommen sind und zum Teamergebnis beitragen.
Umso öfter wir so vorgehen, desto besser. Denn es braucht viele Erfahrungen, bis ein Verhalten zur Gewohnheit geworden ist.